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Se você está em busca de desenvolver um novo produto ou serviço, precisa aprender como criar um escopo de projeto.

Essa é uma das etapas mais importantes da sua jornada, uma vez que ela irá guiar os seus colaboradores e a empresa contratada a fim de alcançar o melhor resultado possível.

Além disso, toda atividade demanda um planejamento sólido, para evitar mudanças no meio do caminho e garantir que todos os envolvidos entenderam, com exatidão, a proposta apresentada.

Nesse caso, existe um processo que ajudará você e a sua equipe na execução de qualquer iniciativa, e é possível aprendê-lo em apenas alguns passos, que separamos para você neste conteúdo especial.

Continue acompanhando para aprender como criar um escopo de projeto em 5 etapas, e conferir outras informações importantes sobre esse planejamento. A seguir você confere:

• ● Escopo do projeto vs. Escopo do produto
• ● O que é necessário antes de começar seu escopo
• ● Como definir um escopo de projeto em 5 passos
• ● O que fazer após ter o seu escopo do projeto

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Escopo do projeto vs. Escopo do produto

Antes de mais nada, é fundamental destacar a diferença entre dois conceitos que podem levantar dúvidas nos empreendedores.

Isso porque o escopo do projeto e do produto podem parecer sinônimos, mas abrangem conteúdos diferentes.

O escopo do projeto é um planejamento que abrange todo o trabalho necessário para obter um serviço, produto ou objetivo.

Ele levanta todas as informações relevantes sobre a proposta, incluindo:

• ● metas específicas;
• ● prazos de entrega;
• ● tarefas que deverão ser feitas;
• ● responsabilidades de cada integrante da equipe;
• ● custos e limites de orçamento;
• ● formas de entrega;
• ● critérios de validação.

Trata-se de um plano detalhado que orienta os participantes para que o projeto seja entregue com sucesso. 

No entanto, fique atento para o que compõem o seu escopo de projeto. De acordo com o “Project Management Body of Knowledge” (PMBOK® Guide), ou Guia PMBOK®, referência mundial em gestão de projetos, entregar mais informações do que o necessário pode prejudicar a equipe e o seu cliente.

Enquanto isso, o escopo de um projeto é o conjunto de características e funções que descrevem um produto, serviço ou resultado. 

Nesse caso, ele não possui limite de descrições, pois quanto mais completo, melhor para os desenvolvedores.

Além disso, essas orientações não incluem a mesma quantidade de informações que o escopo de projeto, pois ela descreve somente o item a ser alcançado.

Em resumo, ao aprender como criar um escopo de projeto, você determina “como” o trabalho deve ser feito, enquanto o planejamento do projeto remete apenas ao “que” deve ser atingido como resultado.

Ambos os conceitos se relacionam, mas uma proposta de produto sempre será menos detalhada, focando apenas no objeto principal do serviço, enquanto a proposta geral possui mais dados e orientações.

Antes de definir o escopo, conheça os fundamentos do seu projeto

Antes de saber como criar um escopo do projeto, existem alguns fundamentos que você deve conhecer.

Essa base será essencial para elaborar um planejamento mais sólido, e não deixar informações importantes para trás.

Por isso, ao iniciar sua proposta, busque entender:

• ● quem será o usuário final;
• ● qual será o valor do produto.

Identificar quem são os seus usuários permite saber o que eles precisam. Afinal, uma iniciativa de sucesso precisa resolver algum problema do público, para que ela se torne relevante.

Além disso, nem sempre os desenvolvedores serão os usuários daquele item ou serviço. Ou seja, seu entendimento sobre o que é crucial estar presente nem sempre combina com a visão que o usuário final tem.

Dessa forma, antes de começar a elaborar seu escopo, é essencial entender quais os comportamentos e sentimentos que guiarão o seu projeto.

Nesse caso, recomenda-se criar, por exemplo, as personas do seu produto. Esses personagens fictícios ajudarão a visualizar quem é o seu consumidor, o que ele precisa e quais as suas expectativas para aquele novo produto.

Enquanto isso, outro fundamento importante para determinar antes de aprender como criar um escopo de projeto é saber o valor que o seu produto terá.

De modo geral, essa proposta é o que o cliente terá agregado ao adquirir a sua solução. Para entender qual a sua competência, busque responder as seguintes perguntas:

• ● Como você resolve os problemas do cliente?
• ● Quais os benefícios que o seu produto oferece?
• ● Por que os clientes devem comprar de você e não dos concorrentes?

Com isso, será possível encontrar a sua proposta de valor antes de iniciar qualquer escopo, tornando o processo mais simples.

É importante ter domínio das informações de público e utilidade, para ter mais clareza no seu planejamento e saber como levantar os requisitos necessários para ter um guia completo.

Como criar um escopo do projeto em 5 passos

Finalmente, depois de entender quais os fundamentos iniciais para basear a sua proposta, é hora de aprender como criar um escopo do projeto.

Confira 5 passos para desenvolver o seu planejamento de maneira simples e completas:

1. Levantar requisitos iniciais

Uma vez que você e a sua equipe entendem mais sobre o público e o valor do produto, é preciso levantar os requisitos iniciais para iniciar a produção.

Para isso, é necessário determinar as exigências da proposta, o que é necessário para satisfazer as necessidades do cliente.

Essa fase também envolver compreender quais os critérios de entrega, os prazos reais para conclusão de cada estágio e os custos de operação.

Ainda, para facilitar a determinação desses requisitos, é possível separá-los em duas categorias: funcionais e não funcionais.

A princípio, os critérios funcionais são aqueles básicos, que estão relacionados diretamente com o produto. Trata-se do seu design, das dimensões e dos processos que precisam ser atendidos para gerar um resultado satisfatório.

Outros detalhes, como cores e formatos, também podem estar incluídos nesta análise, para que seja possível mensurar as reais necessidades da proposta.

Enquanto isso, a categoria de requisitos não-funcionais são aqueles que se referem às condições de desenvolvimento, mas não estão diretamente atreladas ao produto em si.

Por exemplo, qual a performance esperada da equipe, os requisitos de segurança e as garantias de confiabilidade no momento de execução do projeto.

Dessa forma, os responsáveis poderão saber como criar um escopo do projeto que atenda ao esperado.

Após levantar os requisitos iniciais para iniciar o trabalho, busque documentá-los de forma hierárquica, para que todos os colaboradores entendam o que está sendo solicitado.

Ainda, é possível utilizar algumas técnicas, como:

• entrevistas;
• brainstorming;
• pesquisa de mercado;
• mapas mentais.

Outros critérios que podem acompanhar esse levantamento, especialmente para produtos digitais, incluem o contrato de desenvolvimento de apps, por exemplo.

2. Definir escopo do projeto

A partir dos requisitos levantados na etapa anterior, será possível seguir para a próxima fase, a definição do escopo do projeto.

Nesse estágio, é necessário descrever o trabalho de maneira detalhada e montar um documento com tudo que fará parte da proposta.

É comum que a fase de requisitos levante algumas questões que não são pertinentes para a realização da iniciativa.

Nesse caso, embora tenham surgido como parte do entendimento e da dinâmica da equipe responsável, essas ideias não farão parte do escopo principal, sendo descartadas para que a organização fique mais eficiente.

Ainda, é importante reforçar que os colaboradores deverão entrar em consenso com todas as informações presentes no documento oficial.

Isso porque aprender como criar um escopo do projeto tem como finalidade promover um amplo entendimento da proposta.

Dessa forma, é fundamental consultar os participantes, avaliar quais os requisitos que foram aprovados e informar que eles serão incluídos no documento.

Com isso, você poderão montar a Declaração Detalhada do Escopo, que será usada como base para aprovações e solicitações de mudanças ao longo do projeto.

Essa descrição deve ser feita de maneira profissional, e existem algumas técnicas que podem ser usadas, como análise de produto e uso de gráficos, de modo a deixar o guia de orientações o mais completo possível.

3. Construir a Estrutura Analítica do Projeto (EAP)

A Declaração Detalhada é a base para a próxima etapa de como criar um escopo do projeto, a construção da Estrutura Analítica do Projeto (EAP), ou Work Breakdown Structure (WBS).

Este documento traz a decomposição do projeto em partes menores, de modo que seja mais fácil de gerenciar sua execução.

Existem três estratégias que podem ser utilizadas para a realização desta etapa:

1. Fases do ciclo de vida;
2. Entregas;
3. Subprojetos.

Na divisão por fases do ciclo de vida, considera-se os estágios de produção do produto, e o que ele deve seguido a fim de alcançar cada uma.

Enquanto isso, a separação por entregas leva em conta uma divisão mais estratégica de volume de tarefas, sem se basear, necessariamente, no produto, e sim no serviço que deve ser feito.

Por fim, a estratégia de estruturação por subprojetos costuma ser feita quando a proposta é separada em pequenas atividades que precisam ser finalizadas antes de seguir para a próxima. Por serem objetivos independentes, é mais fácil dividir as entregas dessa forma.

Ainda, a EAP também pode ser híbrida, contemplando a divisão que melhor atende às suas necessidades sem precisar escolher entre um escopo fechado ou aberto, por exemplo.

Outras características desse documento também contempla a separação matemática das atividades. Existem algumas regras que auxiliam nessa elaboração, como a segmentação em porcentagem de trabalho ou partes iguais.

Isso ajuda a ter uma estrutura igualitária, sem sobrecarregar a equipe em determinada fase do projeto.

Contudo, não existem muitas restrições para o desenvolvimento do EAP, pois é importante que ele seja um planejamento prático e simples para a equipe. Assim, existe a liberdade de escolher o formato que melhor atende a essa exigência.

4. Validar o escopo do projeto

Depois de elaborar a Estrutura Analítica, o próximo passo para aprender como criar um escopo do projeto é validar a proposta.

Esse processo é feito formalmente com as partes interessadas, que podem ser a sua equipe ou o cliente contratante do serviço.

Somente com a aceitação dessa entrega é que o projeto pode começar, pois os direcionamentos foram devidamente aprovados.

Se existir a necessidade de alteração, o escopo volta para os planejadores e realiza essa mudança pontual, adaptando o restante da operação quando for preciso.

Em seguida, o documento volta para as partes interessadas, e segue nessa dinâmica até a confirmação completa.

Esse estágio é fundamental para iniciar o trabalho porque se trata da estrutura que guia o monitoramento de cada entrega. Sem ela, os responsáveis não poderão realizar uma administração eficiente do processo.

Por isso, é essencial validar a estrutura final e corrigir quaisquer inconsistências antes de dar início.

5. Controlar o andamento do escopo

Finalmente, ao aprender como criar um escopo do projeto e conseguir a validação da sua proposta, basta seguir com o controle de andamento.

Esse estágio é igualmente importante, pois ele permite monitorar todas as entregas e verificar se o planejamento está sendo seguido.

É por esse motivo que a estrutura analítica é tão importante, pois ela determina quais etapas estão iniciadas, em desenvolvimento ou finalizadas. Se alguma atividade estiver em atraso, é por meio do escopo que o controle será feito.

Além disso, é comum que surjam mudanças no meio do caminho, e monitorar o trabalho por meio do seu planejamento possibilita relatar essas alterações sem comprometer o restante do projeto.

Esse gerenciamento pode ser feito em parceria com as partes envolvidas, como seus clientes, ou somente dentro da equipe desenvolvedora.

Ainda, é recomendável ter o escopo em mais de uma plataforma, sem que seja apenas no modelo de documento ou calendário, para que todos possam ter controle das suas entregas.

O que fazer após aprender como criar um escopo do projeto?

Saber como criar um escopo do projeto é apenas o primeiro passo para desenvolver um produto ou serviço de qualidade.

Após entender quais as etapas que você precisa seguir, a próxima fase é procurar uma empresa qualificada que possa te acompanhar nessa jornada.

Afinal, você precisará de parceiros para concluir os seus objetivos, e dar início ao desenvolvimento do seu produto.

E se está buscando uma equipe certificada para tirar os seus planos do papel, vale a pena conhecer os serviços da X-Apps.

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